Lo stato di un passo (in esecuzione, concluso o annullato) è identificato sul diagramma con un simbolo collocato nell’angolo in alto a sinistra di ogni passo:

•    passo avviato e in corso  

•    passo avviato e scaduto  

•    passo concluso  

•    passo annullato  .

Ciascun simbolo può anche risultare formato da simboli multipli in presenza di esecuzioni multiple di passo. I passi senza simbolo non sono stati attivati (stato Non eseguito).

Quando concludi un passo, ti saranno proposti i passi collegati e le relative attività: alcune di queste possono anche essere attivate volontariamente spuntando la casella a lato dell’attività. Puoi anche decidere di non eseguire dei passi che ti sono proposti disattivando la casella di spunta. Ogni passo deve essere concluso quando le attività a cui si riferisce sono state completate:

1. premi il pulsante Concludi

1. indica la data di fine nella casella corrispondente e conferma.

Per correggere eventuali errori è possibile rimettere in esecuzione passi già conclusi o annullare l’esecuzione di passi eseguiti.

Se un passo prevede la sospensione dei tempi di esecuzione, alla sua esecuzione dovrai confermare l’attivazione della sospensione. Allo stesso modo, puoi attivare un passo non ancora eseguito selezionando il pulsante Esegui, inserendo una data di inizio e confermando.

Durante la definizione del modello di workflow, ogni passo può essere assegnato a uno specifico utente selezionando il suo nome dall’elenco presente: se il passo non è stato assegnato, sarà assegnato all’utente che apre il passo.

Ogni passo avviato a seguito della conclusione di un passo eredita l’utente assegnatario, salvo che non sia stato assegnato stabilmente a un utente nella configurazione del procedimento.

Per modificare l’utente assegnatario di un passo In esecuzione seleziona il passo e modifica l'utente nelle proprietà del passo. Se definito a livello di [configurazione dell’applicativo], l’utente a cui viene assegnato il passo riceve una mail di avviso. I passi assegnati all’utente sono evidenziati con un’ombra sul passo.
Ogni utente è responsabile dei passi per cui risulta assegnatario.

Le date d’inizio e di fine di ogni passo sono inserite dall’utente all’avvio o alla conclusione dei passi.

La data d'inizio dei passi avviati automaticamente all’inizio dell’iter viene impostata in base alla data di riferimento per l’inizio dell’istanza inserita dall’utente.
Ogni passo avviato a seguito della conclusione di un passo, eredita come data d’inizio la data di fine del passo precedente.

La data di scadenza può risultare impostata in base alle regole durante la definizione del modello di workflow o può essere impostata dall’utente in base a specifiche esigenze. Una scadenza impostata può comunque essere modificata da qualunque utente in un secondo tempo.

Puoi posticipare le scadenze dei passi e del procedimento di più istanze contemporanemente selezionandole dal riquadro di elenco e utilizzando la funzionalità "Workflow>Posticipa scadenze istanze selezionate" del menu contestuale.

A ciascun passo possono essere associati parametri e pareri e comunicazioni specifici. Se parametri e pareri e comunicazioni specifici sono stati definiti come obbligatori, non sarà possibile chiudere il passo se non inserendone il valore.