Sì, sì, no... mo', mo' me lo segno, proprio, cioè è una cosa… non ti preoccupare… rispondeva Massimo Troisi in Non ci resta che piangere.
Certo, si riferiva a un appuntamento molto più fatale di quello della digitalizzazione, ma forse, oltre a segnarcelo, sarebbe il caso di arrivare all'appuntamento fatidico adeguatamente preparati.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale
Che la PA dovesse formare i propri documenti con mezzi informatici lo aveva già detto l'art. 40 del CAD nel 2005:
Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.
Le regole tecniche fissano il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti al 12 agosto 2016 (mo' me lo segno). Da quel fatidico venerdì non ci sarà scampo: tutti i documenti della PA dovranno essere digitali!
Le regole tecniche del protocollo informatico
Sulla strada della completa digitalizzazione dei documenti ci aspetta un appuntamento intermedio: l'11 ottobre 2015 (mo' me lo segno). È questa la data ultima, fissata dalle Regole tecniche del protocollo informatico, entro la quale adottare il manuale di gestione e adeguare i propri sistemi di gestione.
Il manuale di gestione (art. 5) descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
In particolare, il manuale deve descrivere:
le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del Codice
i formati utilizzati per la formazione del documento informatico
le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti
le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico.
Stando a una lettura restrittiva delle regole tecniche, la scadenza del 12 agosto 2016 varrebbe quindi per i soli documenti soggetti a registrazione particolare, mentre per quelli soggetti a registrazione di protocollo la scadenza potrebbe essere anticipata all'11 ottobre 2015.
Come si lavorerà negli uffici?
Tutti i documenti dovranno essere formati con strumenti informatici, abbandonando la pratica nefasta del copia e incolla, sfruttando le possibilità offerte dall'uso dei template e dei fogli di stile e gestendo le proprietà del documento come primo nucleo di metainformazione.
In coerenza con il piano della digitalizzazione, i documenti dovranno:
essere firmati digitalmente e correttamente protocollati, per associare loro il necessario riferimento temporale: gli atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento potranno essere sottoscritti con firma elettronica avanzata, e quindi usando la CNS (articolo 23-ter del CAD)
essere raccolti nel fascicolo informatico relativo al singolo procedimento (articolo 41 del CAD).
dovranno essere trasmessi in modalità informatica alle altre PA, ai professionisti, alle imprese e ai privati cittadini che hanno dichiarato un domicilio digitale
potranno essere trasmessi in modalità cartacea solo ai privati cittadini che non hanno dichiarato un domicilio digitale come copia analogica di documento informatico.
Come organizzarsi
In vista delle prossime scadenze, occorre un impegno dell'intera amministrazione per:
nominare i responsabili della gestione documentale, della conservazione e della sicurezza
rivedere i propri processi organizzativi e le modalità di produzione dei documenti
verificare la rispondenza del software per il protocollo e di gestione documentale ai requisiti definiti dalla normativa
attivare i processi necessari alla corretta conservazione dei documenti digitali
dotare i funzionari con potere di firma dei dispositivi di firma digitale e attivare le firme elettroniche avanzate per il restante personale coinvolto nei procedimenti
pianificare i corsi di formazione tutto il personale coinvolto in processi che prevedano il trattamento di documenti.
Certo, si riferiva a un appuntamento molto più fatale di quello della digitalizzazione, ma forse, oltre a segnarcelo, sarebbe il caso di arrivare all'appuntamento fatidico adeguatamente preparati.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale
Che la PA dovesse formare i propri documenti con mezzi informatici lo aveva già detto l'art. 40 del CAD nel 2005:
Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.
Nel 2010, il Decreto legislativo n. 235 ha soppresso le parole “che dispongono di idonee risorse tecnologiche” rendendo perentoria la formulazione dell’articolo 40 del CAD:
Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici
riservandosi di individuare le categorie di documenti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo.
Le regole tecniche del documento informatico
Perché l’art. 40 del CAD fosse applicabile abbiamo dovuto aspettare il 12 gennaio 2015, giorno in cui sono state finalmente pubblicate sulla Gazzetta ufficiale le Regole tecniche del documento informatico di cui all’articolo 71 del CAD.
Le regole tecniche fissano il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti al 12 agosto 2016 (mo' me lo segno). Da quel fatidico venerdì non ci sarà scampo: tutti i documenti della PA dovranno essere digitali!
Le regole tecniche del protocollo informatico
Sulla strada della completa digitalizzazione dei documenti ci aspetta un appuntamento intermedio: l'11 ottobre 2015 (mo' me lo segno). È questa la data ultima, fissata dalle Regole tecniche del protocollo informatico, entro la quale adottare il manuale di gestione e adeguare i propri sistemi di gestione.
Il manuale di gestione (art. 5) descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
In particolare, il manuale deve descrivere:
Stando a una lettura restrittiva delle regole tecniche, la scadenza del 12 agosto 2016 varrebbe quindi per i soli documenti soggetti a registrazione particolare, mentre per quelli soggetti a registrazione di protocollo la scadenza potrebbe essere anticipata all'11 ottobre 2015.
Come si lavorerà negli uffici?
Tutti i documenti dovranno essere formati con strumenti informatici, abbandonando la pratica nefasta del copia e incolla, sfruttando le possibilità offerte dall'uso dei template e dei fogli di stile e gestendo le proprietà del documento come primo nucleo di metainformazione.
In coerenza con il piano della digitalizzazione, i documenti dovranno:
Come si comunicherà con cittadini e imprese?
Come previsto dall'art. 3 bis del CAD i documenti:
Come organizzarsi
In vista delle prossime scadenze, occorre un impegno dell'intera amministrazione per: